Foto: Vista aérea da cidade de Nova Venécia, em 1968, feita por Paulo Bonino.
Apesar de ter sido colonizado há mais de 138 anos e possuir uma História
Administrativa Autônoma com mais de 54 anos, o município de NOVA VENÉCIA
ainda NÃO POSSUI um ARQUIVO PÚBLICO MUNICIPAL.
Por Heloísa Liberalli Bellotto
Um arquivo permanente não se constrói por acaso. Não cabe apenas esperar que lhe sejam enviadas amostragens aleatórias. A história não se faz com documentos que nasceram para serem históricos, com documentos que só informem sobre o ponto inicial ou ponto final de algum ato administrativo decisivo. A história se faz com uma infinidade de papéis cotidianos, inclusive com os do dia-a-dia administrativo, além de fontes não-governamentais. As informações rastreadas viabilizarão aos historiadores visões gerais ou parciais da sociedade. De qualquer forma, eles terão de contar com todos os elementos possíveis, não apenas os extraídos dos documentos de efeito, pois estes produziriam imagens distorcidas dos fatos e dos comportamentos. Um arquivo público não pode ser constituído de preciosidades colecionadas, reunidas sem organicidade e sem formar grupos significativos de fundos.
Um arquivo final, permanente ou histórico, é formado por documentos produzidos há mais de 25 ou 30 anos, portanto em “idade histórica”, pelos vários órgãos da administração de um mesmo nível, seja municipal, estadual ou federal. Esses documentos, dentro de seus níveis administrativos, guardam entre si relações orgânicas que devem ser obrigatoriamente respeitadas.
O documento de arquivo só tem sentido se relacionado ao meio que o produziu. Seu conjunto tem de retratar a infra-estrutura e as funções do órgão gerador. Reflete, em outras palavras, suas atividades-meio e suas atividades-fim. Esta é a base da teoria de fundos. Ela é que preside a organização dos arquivos permanentes.
O fundo de arquivo compreende os documentos gerados e/ou recolhidos por uma entidade pública ou privada que são necessários a sua criação, ao seu funcionamento e ao exercício das atividades que justificam sua existência. Por isso, os documentos de uma determinada unidade administrativa não devem ser separados para efeitos de organização sob nenhum pretexto. Exclui-se, assim, o sentido de coleção: documentos reunidos obedecendo a critérios científicos, artísticos, de entretenimento ou quaisquer outros que não os funcionais/administrativos.
O fator norteador da constituição de um fundo é o principio da proveniência: a origem do documento em um dado órgão gerador e o que ele representa, no momento de sua criação, como instrumento que possibilitará a consecução de uma atividade dentro de uma função, que cabe ao referido órgão gerador no contexto administrativo no qual atua, ou que provará o cumprimento de atividade.
Extraído de BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos Permanentes: Tratamento documental. 2. ed. rev. e amp. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2004. Cap. 1 Da administração a história: ciclo vital dos documentos e função arquivística. pág. 27-28.
Um arquivo permanente não se constrói por acaso. Não cabe apenas esperar que lhe sejam enviadas amostragens aleatórias. A história não se faz com documentos que nasceram para serem históricos, com documentos que só informem sobre o ponto inicial ou ponto final de algum ato administrativo decisivo. A história se faz com uma infinidade de papéis cotidianos, inclusive com os do dia-a-dia administrativo, além de fontes não-governamentais. As informações rastreadas viabilizarão aos historiadores visões gerais ou parciais da sociedade. De qualquer forma, eles terão de contar com todos os elementos possíveis, não apenas os extraídos dos documentos de efeito, pois estes produziriam imagens distorcidas dos fatos e dos comportamentos. Um arquivo público não pode ser constituído de preciosidades colecionadas, reunidas sem organicidade e sem formar grupos significativos de fundos.
Um arquivo final, permanente ou histórico, é formado por documentos produzidos há mais de 25 ou 30 anos, portanto em “idade histórica”, pelos vários órgãos da administração de um mesmo nível, seja municipal, estadual ou federal. Esses documentos, dentro de seus níveis administrativos, guardam entre si relações orgânicas que devem ser obrigatoriamente respeitadas.
O documento de arquivo só tem sentido se relacionado ao meio que o produziu. Seu conjunto tem de retratar a infra-estrutura e as funções do órgão gerador. Reflete, em outras palavras, suas atividades-meio e suas atividades-fim. Esta é a base da teoria de fundos. Ela é que preside a organização dos arquivos permanentes.
O fundo de arquivo compreende os documentos gerados e/ou recolhidos por uma entidade pública ou privada que são necessários a sua criação, ao seu funcionamento e ao exercício das atividades que justificam sua existência. Por isso, os documentos de uma determinada unidade administrativa não devem ser separados para efeitos de organização sob nenhum pretexto. Exclui-se, assim, o sentido de coleção: documentos reunidos obedecendo a critérios científicos, artísticos, de entretenimento ou quaisquer outros que não os funcionais/administrativos.
O fator norteador da constituição de um fundo é o principio da proveniência: a origem do documento em um dado órgão gerador e o que ele representa, no momento de sua criação, como instrumento que possibilitará a consecução de uma atividade dentro de uma função, que cabe ao referido órgão gerador no contexto administrativo no qual atua, ou que provará o cumprimento de atividade.
Extraído de BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos Permanentes: Tratamento documental. 2. ed. rev. e amp. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2004. Cap. 1 Da administração a história: ciclo vital dos documentos e função arquivística. pág. 27-28.
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